Kebutuhan Pegawai yang seleksi Cakap Pegawai ada Penarikan Baru untuk Kurang cakap Kekurangan Lulus Training nya Training Disalurkan/ Gagal Dalam Di pensiun Trainin Diper hentikan dengan pesangon Menggunakan cara cara di atas dapat lah direncanakan kebutuhan pegawai bagi suatu organisasi usaha maupun organisasi-organisasi yang lain. Penerimaan Lamaran Pegawai Langkah selanjutnya apabila kebutuhan akan pegawai sudah ditentukan atau sudah direncanakan adalah tahap penentuan sumber-sumber pegawai menariknya dan mulailah penerimaan lamaran pegawai. sumber-sumber pegawai, dapat dibedakan menjadi dua, yaitu sumber dari dalam dan sumber dari luar. Sumber dari dalam maksudnya adalah orang-orang yang sudah bekerja dalam organisasi. Orang-orang ini dapat mengisi lowongan-lowongan yang lebih tinggi melalui penaikkan pa ng kat atau biasa dikenal sebagai promosi i atau mengisi lowongan-lowongan yang ada pada garis sejajar atau biasa dikenal dengan istilah ditransfer Pentransferan ini dilakukan untuk menempatkan pegawai pada formas i yang pas" dengan kemampuan dan ketrampilan pegawai yang bersangkutan. Sumber dari dalam ini direkomendasikan karena data pribadi pegawai tersebut organisasi, di samping itu juga dengan memperhatikan pegawai di dalam untuk suatu promosi dan transfer dapat meningkatkan loyalitas dan membentuk dedikasi pegawai Seandainya sumber dari dalam sudah di manfaatkan tetapi ternyata masih kurang, atau sumber dari dalam tidak tersedia untuk kebutuhan yang telah ditentukan barulah digunakan sumber pPendidikan, Sumber dari luar in dapat berupa Lembaga Pelamar-Organisasi usaha yang lain, organisasi Buruh, pelamar yang datang sendiri, Kantor TenagaLembaga lembaga Penempatan Tenaga, maupun masyarakat luas Calon-calon pegawai yang berasal dari luar dapat ditarik melalui iklan maupun pemberitahuan pemberitahuan dimedia-media massa. Melalui pemberitahuan maupun iklan, maka akan berdatanganlahpegawai tersebut, dan mereka iniakan memasukkan lamar-Para calon ini selajutnya diminta untuk mengisi formulir lamaran yang bentuknya tertera di bawah ini Data dari isian formul ir ini selanjutnya akan dipergunakan untuk kepentingan seleksi pegawai.
SELEKSI PEGAWAI
Permasalahan dalam seleksi pegawai adalah pemilihan alat seleksi itu sendiri, sebab penggunaan alat seleksi yang tidak tepat akan berakibat diperolehnya pegawai-pegawai yang tidak sesuai dengan kebutuhannya. A-l seleksi yang bi asa dipergunakan ada beberapa macamat yang bisa di bedakan menjadi dua yaitu1. Pseudosciences dan2. Psikotest.Pseudo aciencesCara ini sebenarnya merupakan cara yang sudah "kuno", yaitu mendasarkan diri pada beberapa ilmu pengetahuan yang sudah hampir tidak dikena l lagi pada saat ini.Dasar yang dipergunakan dalam seleksi ini adalah penilaian kualitas seseorang yang didasarkan pada bentuk kepalanya (ilmunya dikenal dengan nama Phrenologi) ben-mukanya ke dan logi); bentuk dan warna rambutnya (Pegmentation); tulisan tangannya (Graphology). Se leks i dengan cara pseudosciences ini dilakukan dengan wawancara. Cara-cara ini sudah tidak populer lagi dewasa ini, meskipun masih ada yang menge trapkannya, yaitu oleh perusahaan-perusahaan yang pemi l ikan perseorangannya masih kuat yang penulis ketahui banyak perusahaan-perusahaan mnon pribumi masih menggunakan cara Ini menyeleks calon pegawainya. Menurut pengamatan penulis, cara-cara Ini akan mulai berperan lagi pada waktu-waktu yang akandatang Ini, disebabkan adanya pandapat yang mulai meragukan keampuhan Psikotest karena memang kenyataannya Psikotest ini hanya merupakan test kand isi sesaat dari calon pegawai. Sehingga sering dijumpai orang yang hasi1 psikotes tnya bagus ternya ta tidak bagus dalam pekerjaan. Hal inilah yang mendorong orang untuk menengok kemba li cara test tradisional, yang sudah terbukti keampuhannya selama berabad-abad. Psikotest. Test ini merupakan alat yang didisainngetahui apa yang akan dilakukan seseorang pada waktu mereka Karena itu test ini diran-cang untuk mengetahui tingkah laku seseorang yang di seperti log i ukur melalui kondisi ps i kologisnya berfikir, temperamennya, kemampuan konsentrasinya danl di itu ditest seperti yang berhubungan dengan pola tingkah lakunya koordinasi tangan dan mata, kecepatan menulis dan sebagain biasanya perlu Karena kekomplekan model test ini, dan bantuan dari para ahli dal am bidang ini sehingga psikotest ini akan memakan biaya yang besar. 01eh sebab psikotest hampir selalu dipakai hanya perusahaan perusahaan besar yang memiliki dana yang kuat. Sedang kecil hampir tidak pernah menggunakanSeperti telah disinggung di muka bahwa mode 1 test ini mul ai dipertanyakan akan ke berhasilannya da 1 ammengungkapkan kondisi psikologis calon-calon pegawaimaka hal perlu mendapatkan perhatian dari para Manajer Personal i a, agar berusaha mencari jalan ke luar untuk mengurangi pengaruh yang kurang diinginkan dari hasil test ini. Dengan kata l a i seorang Personal agar mendampingi model psikotest ini dengan model test yang lain sehingga akan diperoleh hasil optimal dari test yang diselenggarakan. Keputusan dalam seleksi Harus diingat bahwa hasil seleksi adalah bukan satu-satunya kriteria untuk menolak pelamar. Kita harus ingat bahwa yang kita hadapi adalah manusia dan bukan mes i n. Oleh karena itu Jer Personal harus pat ment lai pelamar sebagai manusia dalam ujudnya secara total di mana manusia selalu memiliki harga diri yang motivasi yang berbeda-beda memiliki pribadi yang tetapi mereka bisa bekerja sama karena mereka memiliki kepentingan yang timbal balik. Mengingat hal ini maka Manajer Personalia selalu berkomunikasi dan berkonsultasi dengan jer lain agar jangan sampai terjadi kekeliruan yang dalam menjalankan seleksi .Merupakan tradisi yang baik jika Manajer Personal a meminta turut serta dalam seleksi ini waki bagian-bagian lain yang membutuhkan pegawai, mereka akan di ikut menentukan calon-calon pegawai yang tempatkan di masing-masing bagiannya sehingga ada pengertian bahwa masing-masing bag telah ikut memilih pegawai untuk departemannya sendiri. Dengan pengertian ini maka kerjasama dalam depertemen khususnya antar pegawai baru dan lama akan berjalan dengan baik dan akan menghas i lkan pres tas i kerja yang di inginkan Kerangka kerja pelaksanaa sezekei Memperhatikan permasalahan di atas, yaitu yang kita manusia dengan beragam aspeknya, maka sebagai pedoman pelaksanaan seleksi dapat digambar kan kerangka kerja pelaksanaan seleksi pegawai sebagai berikut ini
PENEMPATAN PEGAWAI
PermasalahanPenempatan pegawai merupakan faktor kunci setelahpermasalahan seleksi di pecahkan. Fungsi penempatan pegawai sangat menentukan apakah pegawai itu akan bisamenyumbangkan kemampuannya pada pekerjaannya atau tdewasa dalam prakteksyaratan bahwa penempatan pegawai pada per-pekerjaan yang telah terpenuhi oleh pelamarKemudian calon pegawai yang telah seleksiditem-patkan pada pekerjaan di mana membutuhkan pegawai barutersebut.suatu kebiasaan dalam praktek adalah dalampenempatanpegawai baru ini lebih banyak didasarkan pada tingkat pendidikan forma l yang dimiliki calon pegawai. Ada satu hal yang sering dilupakan Manajer Personal la dalam soal penempatan pegawai baru ini. Hal tersebut adalah mengenai kemungkinan untuk membentuk loyalitas pegawai pada organisasi sehingga pegawai tersebut akan memiliki dedikasi yang tinggi untuk menghasilkan prestasi optimalnya. Semestinya Manajer Personal ia memikirkan suatu sistim prosedur yang baik, yang akan menjamin tingkat loyalitas dan dedikasi pegawainya. Sistem prosedur seperti itu akan dapat mengatasi adanya mobilita pegawai yang dirasa amat tinggi dewasa ini. Suatu kenyataaan dalam praktek yang ada sekarang ini, bahwa para pegawailebih-lebih yang memiliki pendidikan forma l yang tinggi, cenderung untuk sukapindah pekerjaan untuk mendapatkan posisi yang dirasanya akan menjamin tingkat hidupnya Perpindahan yang mengakibatkan tingkat perputaran pegawaiun Turn Over) menjadi tinggi, dewasa ini merupakan hal yang wajar. Logikanya dapat dijelaskan berikut Karena pasaran tenaga kerja yang tidak berimbang. Maka orang yang mencari pekerjaan cenderung untuk menerima pekerjaan apapun dengan alasan asal tidak menganggur. ngan demikian pencari kerja akan menyebarkan surat lamaran sebanyak mungkintanpa kesadaran apakah mereka bagi akan kerasan di tempat kerjanya itu. Yang mereka adalah asal tidak menganggur dan kedar untuk mencari pengalaman, dengan menunggu yang baik untuk dapat pindah ke u s a ha lain yang sekiranya dapat memberikan penghasan yang lebih baik lagi. Dengan demikian karier merekamereka tempuh dengan cara zig-zag Hal ini dipandangnya baik untuk mereka, namun mereka lupa bahwa cara ini sangat merugikan organisasi bahkan amat merugikan perekonomian secara keseluruhan. Ada suatu pengamatan dari penulis, yaitu banyak Sarjana Ekonomi dari suatu perguruan tingg yang terkenal, mencari pekerjaan dengan pola sebagai berikut Pertama-tama me reka ini masuk pada kantorkonsultan yang cukup terkena di Kota J. Mengingat kantor konsultan in i mempunyai langganan yang banyak, kan tor i n i sel a l u membutuhkan sarjana sarjana ekonomi yang cukup bes ar jumlahnya. Setelah sarjana sarjana ekonomi bekerja dikantor konsultan tersebut, jelas tugasnya ada 1 a h ngunjungi perusahaan-perusahaan besar yang menjadi lang Dalam menjalankan tugas n i l a h s a r ganan kantor sarjana ekonomi i tu menyelidik mengenai g a ji, ja minan sosial dan lain-lain serta mencoba memupuk hubungan dengan Manajer Personal i anya. Apa a menurut pandangan sarjana tersebut bekerja di pe rus a haan ini kondisinya lebih baik maka diadakanl ah kasak kusuk dengan Manajer Personal i anya, adakah kemungkinan dia bekerja di situ. Jika kemungkinan bekerja di situ terbuka, maka sarjana tersebut lalu pindah kerja di perusahaan ini. Akibatnya, kantor konsultan tersebut kehilangan sisten dan menarik baru lagi pola mencari pekerjaan sepertl ini, jelas kurang baik khususnya bagl pemupukan karier dan keahlian bag i kaum Turn intelek tull kita, di samping meningkatkan Labour over" di Indonesia Pola penempatan pegawai baru Pola pencarian pekerjaan seperti di atas in i sebenarnya dapat dihindari apabila tiap perusahaan atau organisasi sistem dan prosedur penempatan karyawan yang balk, lebih-lebih kalausistem dan pros ud ur itu bisa dijadikan konsensus nasional Adapun sistem dan prosedur yang dapat mengatasi timbul nya Labour Turn overi yang tinggi ini dapat dilakukandengan cara "penempatan pegawai baru harus dimulai dari tingkatan pekerjaan yang pe ling tanpa memandangdasar pendidikan formal dimiliki oleh pegawai baru Itu Kebaikkan cara ini, dapat dijelaskan organisasi Karena setiap pegawai baru yang masuk dalam paling harus mulai pekerjaan yang h, maka hal akan menutup kesenpatan bagi yang sudah bekerja di tempat lain dan sudah memiliki tingkat jabatan yang lebih tinggi dari tingkat terbawahAl hasil, orang tidak akan lagi melirik pada pekerjaan.pekerjaan di tempat lain dan orang tersebut akan di kerja lebih baik lagi guna mendapatkan imbalan yang orInginkan Dengan cara maka loyalitas had ap rasa dedikasi organisasi terbentuk, dan akan menciptakan akan yang tinggi pada organisasi sehingga otomatispat dihasilkan prestasi optimal dari setiap pegawai Secara ringkas pola penempatan pegawai yang dapat membentuk loyal itas pegawai dedikasi pegawai ala yangdijelaskan di atas dapat digambarkan seperti di bawah
POLA PENEMPATAN PEGAWAI BARU
Jenjang PekerjaanPelamarTinggiSedangSeleksiRendahPegawai baruMwai PenempatanTentu saja cara penempatan model ini harus disertai atauharus dilengkapi dengan peraturan peraturan yang dapa tmenghidupkansemangat kerja bagi pegawai baru khususnya yang akan menempati formasi pada jenjang pekerjaandi atas atau bagi mereka yang memi liki dasar pendidikanformal tinggi atau dan memiliki pengalaman yang tinggidi tempatkan pada pos utamanya di tingkat atasPeraturan-peraturan tersebut dimaksudkan untuk mengatur-berapa lama bagi mereka itu harus tinggal pada jenjangpekerjaan awalrencah, sedang dan terus akan menempatiformasi pekerjaan yang sebenarnya diperuntukkan bagi pe-gawai baru itu. Mengenai lama waktu untuk menduduki pe-kerjaan-pekerjaan di level bawahtidak ada pedoman yangpasti, oleh karena itu tentang lama waktu I tu dapat di-tentukan oleh Manajer Personalia dengan memperhatikan"tingkat kebosanan" bagi seseorang dalam menunggu untuktoenempati posnya yang seharusnyatetapi juga harus mem-perhatikan jangan sampai terlalu capat waktunya, sebabkalau ditentukan terlalu cepat dalam menduduki pekerjaandi tingkat bawah, hal ini akan membuka kesempatan lagibagi untuk saling berpindah pekerjaan ketempat lain.Dengan cara pengaturan penempatan pegawai modelini, maka akan diperoleh manfaat yaitu1. Dapat diperoleh pegawai yang memliki loyalitas dan berdedikasi.
PEMBINAAN PEGAWAI
Permane alahanMasalah pembinaan pegawai menjad penting akibatlingkungan organisasi yang terus berkembang dengan pe-sat. Lingkungan yang berkembang pesat inimenjadikanpersoalan yang dihadapi dalam mencapai tujuan organisasi menjadi semakin komplek, dan hal Ini menuntut pe-ningkatan ketrampilan bagi setiap pegawai yang ada da-lam organisasi. Bagi organisasi yang tidak memperhati-kan pembinaan pegawainya, hampir bisa dipastikan bahwaorganisasi tersebut akan tersendat-sendat dalam usaha-nya melaksanakan tugas-tugas mencapai tujuan. Keter-sendatan ini akan berupa banyaknya pemborosan berupabesarnya biaya yang dikeluarkan, pengorbanan waktu dantenaga yang hampir sla-sia. 0leh karena itu sudah se-layaknya apabila organisasi mengus ahakan dengan sung-guh-sungguh akan peningkatan ke tramp i lan pegawainyasecara terus-menerus tanpa ada batas waktuatau de-ngan perkataan lain, organisasi harus mengusahakan apayang disebut dengan "pembinaan seumur hidupHal inimemang merupakan baru dalam ManajePersona sehingga masih belum populer dikalangan kaum praktisi kita.Berbagai permasalahan muncul dalam kaitannya de-ngan persoalan pembinaan pegawai ini. Di antara perso-alan-persoalan tersebut adalahKurang tersedianya program-program pembinaan De-1.gawai yang menyeluruh dan terpadu.Persoalan ini muncul tidak berdiri sendiri, melainkan terkait pada sebab mus a bab yang kompHingga saat ini, banyak organisasi yang tidak memi liki catatan-catatan lengkap mengena i pegawainya. Kondisi ini mungkin disebabkan adanya keterbatasan dalam danaatau mungkin juga tiadanya te-naga ahli yang diperlukan, namun juga lebih rawanadalah seandainya tidak disadari akan arti pentingnya memi liki catatan yang lengkap mengenai pe-gawai ini2. Kurangnya dukungan pimpinanDewasa ini, mas ih banyak orang menganggap remehbagian kepersonaliaanakibatnya bagian kepersona liaan ini hampir selalu menjadi "pos keranjangsampah" bagi penempatan-penempatan pegawai. 0rangorang yang tidak atau kurang di sukai dalam bagiantertentu maka orang tersebut akan "dilemparkan" kbagian personal a ini. Kondisi ini menjadi penyebab, bagian personalia di tangani oleh orang-orangyang kurang memahami akan tugas-tugasnya. Sehingga, banyak kegiatan-kegiatanyang semestinya pentina ternyata dianggap kurang pentingKondisi seperti ini banyak kita jumpai dalam praktek, se-hingga tidak mengherankan apabila banyak kasus kita jumpai sepert i frustrasinya tenaga-tenaga muda yang baik,karena usaha sendiri atau ditunjuk oleh pimpinan telah men-jalani berbagai macam kursus ataupun seminar-seminar dantelah terkumpul sejumlah sertifikat, namun hal ini tidakpernah menjadi dukungan untuk menaikkan status kepangkat-annya. Hal-hal seperti ini jelas menghambat bahkan bimenutup semangat mengembangkan diri para pegawai tersebutBisa lebih banyak lagi kasus-kasus diungkapkan untuk me-nunjukkan kurangnya dukungan pimpinan akan usaha usahapembinaan pegawai dalam rangka menghadapi situasi lingkungan yang mak in komplek. Seperti juga halnya dengan penilaian pegawai yang lebih dikenal sebagai pemberian "konduite", ternyata pelaksanaannya hanya merupakan segi formal saja dan tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya. Ai batnya, kita tidak pernah tahu di mana tingkat ketrampilan dan kemampuan kerja dari setiap pegawai yang ada dalam organisasi; menjadikan kesukaran dalam merencanakanpembinaan pegawai ini.Pola pembinaan pegawaiMengingatpermasalahan pembinaan pegawai sepertitersebut di atas sedangkan di lain pihak organisasi mem-butuhkan prestasi kerja yang optimal bagi setiap pega-wai yang ada dalam organisasi, maka sudah saatnya apa-bi la setiap pimpinan organisasi khususnya para ManajerPersonal ia memikirkan akan adanya suatu program pembinaan pegawai yang menyeluruh dan terpadu guna mendapat-kan prestasi kerja pegawai yang diinginkan.Dalam rangka penyusunan program pembinaan pegawai Ini.kiranya perlu disusun pola pembinaan pegawai yang padagaris besarnya dapat dipolakan seperti berikut ini.Pola Pembinaan Pegawai
PENILAIAN HASIL KERJA PEGAWAIRENCANA PEMBINAAN PEGAWAIPOTENSIPEGAWAIPRESTASI PEGAWAI
Dalam pembinaan pegawai hal yang pertama harus diketahui adalah keadaan ketrampilan untuk setiap pegawaidengan mengetahui kondisi ketrampilan tiap pegawai Ini maka dapat lah diarahkan untuk pegawai-pegawai tersebujenjang karier yang cocok dan sesuai dengan kemampuan-nya, sehingga akan dapat menghasilkan suatu presta si kerja yang optimal. Mengingat sasaran pembinaan pegawai adalah prestasi optimal, maka hal-hal yang harus dinilai haruslah mencerminkan unsur-unsur yang dapat men-jamin dicapainya prestasi optimal tersebut. 01eh kare-na tu dalam praktek sering dibedakan unsur-unsur pen i lai ketrampilan untuk tenaga-tenaga pimpinan dan untuk tenaga-tenaga non pimpinan. Pembedaan ini tepat sebab faktor-faktor cerminan ketrampilan untuk kedua jenis pegawai ini memang berbeda. Berikut ini diberikan contoh formulir untuk penilaian has i 1 kerja pegawai sebagai last untuk menginventarisasi kondisi ketramp i lan pegawai baik untuk pimpinan maupun untuk pegawai non pimpinan Apab i la penilai an kondi si ketrampilan pegawai sudah di lakukan maka pimpinan atau Mana jer Persona l ia dapat menentukan rencana pembinaan pegawa Maksud dari rencana pembinaan pegawai ini adalah menentukan apakah pegawai yang bersangkutan pada suatu periode tertentu yang akan datang sampai dengan 3 tahun mendatang pegawai tersebut akan tetap pada jabatannya sekarangatau akan dipindahda jabatan lain yang setarafa-tau akan di promos ikan ke jabatan yang lebih tinggi atau akan dipindahkan ke jabatan lain yang memerlukan pengetahuan khusus dan lain-lain. Hal ini bisa dilakukan dengan menilai potensi dari setiap pegawai tersebut. Dengan mempertimbangkan potensi ini maka juga dapat disusun program pengembangan pegawai yaitu melalui latihan dan, pendidikan untuk memperoleh pengetahuan dan ketrampi lan tertentu. Melalui cara ini makaakan dapat di susun program pembinaan untuk setiap pegawai dan dapat pu la di s us un jenjang karier ti ap pegawai yang ada da 1 am organis as i. Dengan adanya program seperti ini dan pegawai yang bersangkutan tahu apa yang diharapkan dari dir i nya untuk waktu-waktu yang akan datang, maka pegawa i yang bersangkutan akan dapat menempatkan dirinya pada posisi yang benar dalam organisasi sehingga pegawai akan dapat menghas i lkan prestasi yang diharapkan oleh organisasi. Berikut ini juga diberikan contoh formu l i r un tuk Rencana Pembinaan Pegawai tersebut
